学生组织 – Student Accounts, Allocations, 拨款
采购办公室协助学生组织在校园的开支。 这包括提交注册、机票和酒店。 采购办公室将通过国家账户提交必要的旅行表格，并就学生组织财务主管和校长如何提交学生活动账户的费用提供指导。
每年秋季为学生组织提供必要的培训。 培训信息将由Student Engagement根据TigerLink的列表发送。 This 演示文稿 provides instructions for student organizations to obtain security access, complete transactions, and an overall general reference guide.
学生活动账户
学生组织通过位于Fischli-Wills学生成功中心二楼的学生参与来协调。 Please reference the 学生组织手册 for more information or contact Student Engagement with questions. Please click 在这里 to link to the Student Engagement website.
学生组织司库和秘书负责为组织保存适当的文件和记录。 这包括会议记录、收据副本、余额信息等。
学生组织的常见任务：
- 申请一个新帐户。 如果一个学生组织是新的，并且还没有建立一个帐户，那么可以通过提交位于Business Office Workflow中的Request for Cost Center表单来请求一个新帐户。 If the organization does not have access to the Workflow forms, please send an email to purchasing@fhsu.edu. 该办公室的工作人员将协助提交申请。 建立帐户所需的项目包括：
- 组织联系人（财务主管、秘书或总裁姓名）
- 机构联系人的电话号码
- 建议的成本中心名称（TigerLink上列出的组织名称）
- 账户目的-描述组织的业务
- 资金来源——这可以包括会员费、筹款等信息
- 支出类型——这可以包括会议费用、膳食、材料和用品等信息
- 成本中心经理——这是校内顾问。 这一定是博彩平台大全的员工
- To obtain security access please email sfsmail@fhsu.edu and provide:
- 你的名字
- 的访问ID
- 组织名称
- 官的位置
- 成本中心经理（通常是团队的顾问）
- 按成本中心现金 -这是你检查账户余额的方式（点击Report下拉菜单的箭头，查看第6页）。 请确保公司代码被列为SA学生活动。
- 创纪录的现金出售 -（点击“现金销售”箭头）这是您将资金存入SA账户的方式。 如果这是您第一次完成存款，并希望有人指导您完成整个过程，请致电785-628-5836与SFS联系以安排预约。
- 创建消费授权：申请学生活动信用卡 -（点击“学生活动”中的箭头）这是您为SA帐户结账的方式。 如果您不是校园内的学生雇员，则需要在For Worker下创建支出授权。 工人的名字将是您的顾问/成本中心经理的名字。 请确保公司代码为SA学生活动。
- 创建支出授权：请求现金箱 -（按箭头选择学生活动）学生组织可领取现金。 根据账户余额，现金箱的金额限制为100美元或更少。 如果您不是校园内的学生雇员，则需要在For Worker下创建支出授权。 工人的名字将是您的顾问/成本中心经理的名字。 请确保公司代码为SA学生活动。
- 创建供应商发票 -（点击供应商发票的箭头）这是您如何通过支票向供应商提交付款。 请确保公司代码为SA学生活动。
- 创建费用报告：FH公司-学生 -（点击费用箭头）这是你如何报销员工或学生个人支付的费用。 需要W9，可以转到商务办公室，谢里丹106号。 请注意，如果您从SA帐户中报销，则需要在步骤3e中将公司更改为SA。
SGA分配和拨款
一些学生组织通过SGA获得拨款。 这些资金是国家资金，不属于学生组织账户余额的一部分。 这些资金受博彩平台大全和堪萨斯州的政策和程序。 通常，这些将用于演讲者和学生旅行。 膳食不允许通过SGA分配/拨款。 在使用这些资金时，必须使用堪萨斯州的p卡。 只有政府雇员才有堪萨斯州的p卡。 采购办公室的员工可以协助完成旅行表格和提交付款。 请参阅下面的指导方针，以获得帮助和必要的信息，以提供给采购办公室的工作人员。
Allocations should not cover the full cost of the trip, the student organizations SA account 必须 cover the remaining balance. 学生组织负责在他们的SA账户中保持未被拨款覆盖的资金平衡。
拨款和拨款不允许用于顾问费用或教职员工。
SGA的资金不能用于筹款。
- Please email purchasing@fhsu.edu with the below information when you are ready to purchase transportation, registration, and lodging for an allocated trip. 请预留6-8周。
- 交通-机票：
- 必须提供驾驶证上所列的旅客姓名。
- 每个旅行者的出生日期。
- 每位旅客的联系电话和电子邮件。
- 出发日期和时间，回程日期和时间。
- 航空公司（联合航空、西南航空、达美航空等）。
- 所选航班截图。
- 如果你没有从Hays， KS飞出来，你必须提供一个比较。 这可以通过Hays， KS航班和首选位置航班的截图来完成。
- 任何行李费，升级费都不通过国家基金分配。 这些必须由旅行者支付。
- 如果有9-10名或更多的旅客，您必须与航空公司联系以获得团体价格。 每家航空公司在其网站上都有相关政策和程序。 请在发送给采购办公室之前填写好这些信息。
- 建议尝试获得5人或5人以上的团体预订。 虽然这不是必需的，但团体预订通常提供较低的价格。 这是对国家资金的良好管理。
- 交通-火车，美国铁路公司；
- 必须提供驾驶证上所列的旅客姓名。
- 每个旅行者的出生日期。
- 每位旅客的联系电话和电子邮件。
- 出发日期和时间，回程日期和时间。
- 交通-里程：
- 如果学生团体分配里程，将使用堪萨斯州的里程率。 This information is listed on the 商务办公页面. 学生将在旅行结束后报销里程费。 学生将在旅行结束后报销里程费。 每位旅客都需要W9。
- 注册:
- 应提供注册链接。 请查看所需的注册信息，并将其提供给采购办公室。 很多时候，这包括组织或活动的学生ID。
- 住宿:
- 住宿按堪萨斯州收费。 请确保您选择的酒店是在国家允许的价格之内。 如果组织选择的酒店超过了国家允许的价格，那么差额必须由SA帐户支付。 即使组织有充足的分配资金，这也适用。 Please check state allowed rates on the 商务办公页面. 住宿费不能预付。
- 交通-机票：
拨款
拨款只用于报销！ 如果你收到拨款，你就不能收到拨款。 学生将需要购买物品或完成旅行并保留分项收据。 一旦购买物品或旅行完成，他们可以将分项收据和W9交给采购办公室，Sheridan #318。 工作人员将提交信息，并将支票邮寄给个人。 旅行表格仍然需要拨款，所有信息都需要上交。 见上述拨款一节下关于旅行的信息。
If you have questions or concerns about submitting forms please contact the 采购办公室 at purchasing@fhsu.edu. If you have questions about submitting requests for funding please contact SGA at sga@fhsu.edu.
以下是对学生组织有帮助的其他文件。
- 常被忽视的控制
- 作为财务主管要记住的事情。
- 成本中心变更
- 更改学生组的成本中心管理器。
- 成本中心经理-政策和程序
- 学生团体成本中心经理的政策和程序。
- 创建消费授权：现金箱或信用卡- 演示文稿
- 现金箱和信用卡的使用说明和指南。
- 礼品、奖品和奖励政策
- 此链接到商务办公室页面，并提供礼品、奖品和奖励的说明和指南。
- 堪萨斯州零售销售税
- 关于堪萨斯州零售销售税的信息。
- 失去了收据
- 如果您丢失了购买收据，本文档提供了如何处理的指导。
- 啤酒节-伏尔加德国人协会
- 在慕尼黑啤酒节有摊位的团体指南。
- 策略SA事务
- 本文件为学生组织将完成的不同类型的功能提供指导和链接。
- 转售
- 转售物品的学生小组说明。 这在啤酒节和筹款活动中很常见。
- 奖学金
- 关于学生组织何时通过学生活动账户发放奖学金的说明。
- 学生会协会
- 关于SGA的分配、拨款和设备资金的说明。 Additional information can be accessed at the SGA网页.